Служебная записка – одна из форм письменного общения на фирмах. Этот инструмент рабочий переписки особенно популярен в компаниях, где довольно много подразделений различного уровня и контролировать все довольно сложно. Но и на маленьких фирмах довольно часто интересуются, как верно написать служебную записку. Пример таковой докладной может быть различным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. В большинстве случаев, в ней в любой момент две части. В первой руководство уведомляют о каком-либо факте либо происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, каждые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, в случае если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий или которые имели возможность привести к таковым;
- нужно вмешательство управления, к примеру, не достаточно материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу либо явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты либо иные достижения;
- нужно послать кого-то в командировку;
- требуется привести к работнику из отпуска либо законного выходного;
- каждая другая обстановка, решение по которой принять без начальника запрещено.
Как писать служебную записку (пример по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить у себя множество разных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях либо вопросах организационно-денежного характера, требующих вмешательства высшего управления. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как такой бланк этого документа тоже не утвержден, но он непременно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". Другими словами в нем непременно должны находиться следующие реквизиты:
- наименование организации либо структурного подразделения, и указание лица, которому отправляется обращение;
- наименование документа;
- текст – что именно нужно сказать управлению;
- дата, подпись и непременно должность автора докладной.
Обязательные требования нашли, сейчас рассмотрим, как пишется служебная записка.
Пример 1
Таковой вид размещения реквизитов в документе называется угловым. Но их возможно разместить на странице и в противном случае.
Пример 2
На картине – продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут верными.
Но даже в случае если в вашей компании принято оформлять документы совсем иным методом, не переживайте, это тоже будет верным, потому, что обязательной формы государственные служащие не предусмотрели.
Пример 3
Служебная записка — пример написания
Написание шапки практически ни у кого не вызывает сложностей. Нужно уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (возможно вполне имя и отчество). Помимо этого, непременно показываем составителя, а вдруг обращается группа работников, то нужно перечислить их должности и Ф.И.О.
Что дальше? С чего начинается служебная записка? "Довожу до вашего сведения…" - это самый эргономичный и распространенный вариант. Для работника это комфортно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для начальника – сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, событий, сведений. Так руководству будет несложнее принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Непременно документ подписать, поставить дату составления, в случае если имеется приложения, указать их наличие и перечислить.
Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном странице формата А4. В случае если текст докладной большой и не помещается на одном странице, нужно воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, не смотря на то, что допустимо. В случае если количество страниц больше одного, все остальные будут пронумерованы. Помимо этого, нужно скрепить все страницы, чтобы они составляли общий документ.
Электронные докладные. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Исходя из этого непременно нужно сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления фактически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, потому, что программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Тут принципиально важно не забывать, что документы для внутренней рабочий переписки в самой компании будут каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было ясно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют особые программы, которые разрешают в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. При таких условиях на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.
В случае если общей системы нет, то обращение возможно написать на корпоративную почту, которую в большинстве случаев проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, нужно при отправке настроить уведомления о получении.
